Integritetspolicy

I denna integritetspolicy för RK Returkartong AB (“bolaget”, “vi”, “Returkartong”) förklarar vi hur bolaget, med organisationsnummer (556483-8828), hanterar personuppgifter.

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. T.ex. kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vi använder information som vi samlar in, eller som du som kund, leverantör, anställd eller annan intressent lämnar till oss genom exempelvis e-post, av följande huvudsakliga skäl:

För att kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot leverantörer eller kunder använder vi t.ex. kontaktuppgifter som vi samlar in genom avtal eller på annat sätt.
För att kunna svara på frågor eller synpunkter som inkommit genom e-post från kunder eller leverantörer behöver vi behandla e-postadress, namn och eventuella andra personuppgifter som lämnats genom e-postmeddelandet.
För att kunna behandla ansökningar om anställning hos oss behöver vi behandla uppgifter som kandidater delger oss genom brev eller e-post såsom e-postadress, namn, CV, foto och eventuella andra personuppgifter som lämnats genom brevet eller e-postmeddelandet.
För att uppfylla de rättsliga skyldigheter som åligger oss genom exempelvis bokföringslagen behöver vi lagra räkenskapsinformation under föreskriven tid.

För denna hantering av dina personuppgifter är Returkartong personuppgiftsansvarig. Du hittar uppgifter för hur du kontaktar oss under rubriken “Kontaktuppgifter” nedan.

Läs gärna vidare nedan om hur vi använder personuppgifter, hur det påverkar din integritet och om hur du tillvaratar dina rättigheter.

Våra principer

Att behandla personuppgifter i enlighet med gällande regler och på ett säkert, effektivt och värdeskapande sätt är av central betydelse för våra intressenters förtroende för oss. Att skydda den enskilda individens integritet är avgörande för att bibehålla förtroendet och utveckla de långsiktiga relationer som vi eftersträvar. Returkartongs ledning är ansvarig för att säkerställa att personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lagstiftning och på ett sätt som förvaltar individernas fri- och rättigheter och förtroende för vår verksamhet.

Personuppgifter vi samlar in

Returkartong samlar in uppgifter för att uppfylla avtal med våra leverantörer, kunder, anställda och arbetssökande samt för att ge bästa möjliga service till alla intressenter. Vissa av dessa uppgifter tillhandahåller du oss direkt i samband med vår affärsprocess eller kontakt via brev eller e-post.

Du kan göra val angående uppgifter Returkartong samlar in. När du blir ombedd att lämna personuppgifter kan du välja att avböja. Men om du väljer att inte ange uppgifter som är nödvändiga för att få tillgång till en produkt, tjänst eller funktion eller motsvarande, finns det risk att du inte kommer att kunna använda den specifika produkten, tjänsten eller funktionen. De uppgifter vi samlar in beror på sammanhanget för dina interaktioner med oss, dina val, inklusive dina integritetsinställningar, och de produkter, tjänster och funktioner du använder.

Vi samlar också in information som du tillhandahåller oss och innehållet i meddelanden som du skickar till oss, såsom feedback du skriver, eller frågor och information du lämnar till oss. Om vi avser att använda personuppgifter för ett nytt syfte, utöver vad som beskrivs i denna policy, kommer du att bli informerad om sådan användning innan, eller i samband med att personuppgifterna samlas in och vi kommer att be om din tillåtelse eller, där det krävs, ditt samtycke. Alternativt så kommer vi att be om din tillåtelse och/eller samtycke efter sådan insamling skett, men innan vi eventuellt använder dina personuppgifter för ett nytt syfte.

Anledningar till att vi delar dina personuppgifter

Det kan ibland vara nödvändigt för oss att dela din information med aktörer som utför tjänster för vår räkning (som t.ex. inhyser våra servrar eller utför supporttjänster) så att vi kan tillhandahålla dig våra produkter, tjänster eller funktioner.

I de fall där vi delar information om dig med andra har vi sett till att dessa parter följer våra krav avseende dataskydd och de är inte tillåtna att använda personuppgifter de tar emot för något annat syfte än det som fastställts av oss.

Vi delar även information med aktörer som vi anlitat för att tillhandahålla kundservice, support eller assistans med att skydda och säkra våra system och tjänster då de behöver tillgång till personuppgifter för att kunna tillhandahålla dessa tjänster.

Slutligen kan vi komma att behöva lämna ut eller spara dina uppgifter när vi anser att det är nödvändigt för att:

följa lagen eller rättslig process och ge ut information till polis och andra behöriga myndigheter,
skydda våra kunder, leverantörer och anställda, exempelvis för att förhindra skräppost eller bedrägeriförsök, eller för att underlätta förhindrande av dödsfall eller allvarlig skada,
hantera och upprätthålla säkerheten för våra produkter, tjänster och funktioner, däribland att förhindra eller stoppa en attack på våra system eller nätverk samt
skydda rättigheter eller egendom som tillhör Returkartong, inklusive verkställa de villkor som styr din användning av tjänster eller funktioner. Om vi får information om att någon använder våra tjänster eller funktioner för att handla med stulen immateriell eller fysisk egendom som tillhör Returkartong kommer vi inte att själva undersöka en individs privata innehåll, vi överlåter då ärendet till en polismyndighet.

Observera att vår webbplats kan innehålla länkar till produkter, tjänster och funktioner från tredje part vars integritetspolicyer skiljer sig från Returkartongs. Om du anger personuppgifter i någon av dessa produkter, tjänster och funktioner behandlas dina uppgifter enligt deras respektive integritetspolicy.

Hur du kommer åt och kontrollerar dina personuppgifter
Hur du administrerar dina rättigheter enligt Dataskyddslagen för Returkartong kan du läsa om i avsnittet “Kontakta oss” nedan.

Dina rättigheter
Vi följer aktuella dataskyddslagar i Europeiska Unionen, som vid tillämplighet omfattar följande rättigheter för individen:

Du har rätt att kostnadsfritt begära ett registerutdrag (enligt definitionen i lagstiftningen) samt åtkomst till kopia av dina personuppgifter samt begära rättelse och, under vissa omständigheter, radering av dina personuppgifter.
Du har rätt att begära begränsning och motsätta dig bearbetning av dina personuppgifter som sker på grund av våra berättigade intressen.
Du har rätt att framföra klagomål hos en dataskyddsmyndighet. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är den myndighet i Sverige som utövar tillsyn över hur vi som företag följer lagstiftningen.
Om behandling av personuppgifter baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke för framtida behandling av dina personuppgifter.

Säkerhet för dina personuppgifter
Returkartong använder en rad säkerhetstekniker och -metoder för att skydda dina personuppgifter från otillåten tillgång, oönskad förändring samt förlust av data. Till exempel lagras personuppgifter som du anger på datorsystem som har begränsad åtkomst och finns i skyddade lokaler. Vid överföring av känsliga personuppgifter (exempelvis lösenord) via internet, skyddas dessa uppgifter med kryptering.

Var vi sparar och behandlar personuppgifter
Personuppgifter som hanteras av Returkartong kan lagras och behandlas i den region där du bor, i Sverige, eller i andra länder där Returkartong, våra samarbetspartners eller leverantörer är verksamma. Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att uppgifter som vi samlar in enligt denna integritetspolicy behandlas enligt bestämmelserna i denna policy och enligt tillämplig lagstiftning där uppgifterna finns.

Om vi, av skäl som vi redogör för i avsnittet “Anledningar till att vi delar dina personuppgifter” skulle överföra dina personuppgifter till en personuppgiftsansvarig eller ett personuppgiftsbiträde i tredje land, d.v.s. land utanför EU/EEA, kommer vi att ingå avtal och vidta andra åtgärder i enlighet med tillämpliga lagkrav. Vi kommer att använda EU:s standardklausuler som lämpliga säkerhetsåtgärder där det är möjligt.

Vårt bevarande av personuppgifter
Returkartong bevarar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att tillhandahålla produkterna, tjänsterna och funktionerna, uppfylla transaktionerna som du har begärt och godkänt, eller för andra nödvändiga syften såsom att efterleva våra juridiska skyldigheter, lösa tvister och verkställa våra avtal. Eftersom de här behoven kan variera för olika typer av data och för olika typer av produkter, tjänster, funktioner och sammanhang, kan faktiska bevarandeperioder variera. Kriterier som avgör tiden för hur länge vi lagrar data är till exempel:

Hur länge personuppgifterna behövs av oss för att tillhandahålla produkterna, tjänsterna och funktionerna. Detta omfattar bland annat att bibehålla och förbättra produkternas, tjänsternas och funktionernas prestanda, att skydda våra system och att administrera nödvändig affärs- och bokföringsinformation. Detta är den generella regel som ligger till grund för beräkning av de flesta bevarandeperioder.
Är den personliga informationen känslig? I så fall används vanligen en kortare bevarandeperiod.
Har du godkänt användning av en längre bevarandeperiod? I så fall lagrar vi informationen i enlighet med ditt tillstånd.
När vi juridiskt, avtalsenligt eller på annat sätt förbundit oss att lagra informationen en viss tidsperiod. Exempel kan vara obligatorisk lagstiftning om kvarhållning av information i vissa jurisdiktioner, myndighetsorder om att bevara uppgifter som är relevanta för undersökningar, eller uppgifter som måste behållas i syfte att lösa en tvist.

Cookies och liknande teknik
I begränsad omfattning använder vi oss av så kallade cookies (kakor). En cookie är en liten textfil med information som sparas i din webbläsare.

Cookies används för att kunna ge våra besökare en bättre besökarupplevelse. En del kakor används för att samla statistik om antalet besökare på webbplatsen medan andra används för att inhämta information som gör det möjligt för oss att utveckla och optimera webbplatsen.

Om du inte vill tillåta användning av kakor
Webbläsaren är oftast inställd för att tillåta lagring av kakor. Om du inte vill tillåta kakor kan du antingen ställa in din webbläsare så att du får en varning varje gång som en webbplats vill placera en kaka på din dator eller helt stänga av lagring av kakor. Du hittar information om hur du gör detta i webbläsarens hjälpfunktion.

Ändringar i denna Integritetspolicy
Vi kommer att uppdatera vår integritetspolicy när det behövs för att återspegla användarfeedback och ändringar i våra produkter, tjänster och funktioner. När en policy uppdateras ändras datumet för senaste uppdatering längst upp i policyn och ändringarna beskrivs i avsnittet “Ändringshistorik”. Om det sker större ändringar i policyn eller i hur via använder dina personliga data, meddelas du via anslag på webben eller e-postmeddelande innan ändringarna träder i kraft i den utsträckning lagen kräver. Läs gärna denna integritetspolicy då och då så håller du dig informerad om hur Returkartong skyddar dina personuppgifter och din integritet.

Kontakta oss
Har du frågor, alternativt om du vill komma i kontakt med Returkartongs Dataskyddssamordnare, skicka då e-post till info@returkartong.se.

Ändringshistorik
April 2022: Förtydliganden med anledning av dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, ”GDPR”). Den uppdaterade Integritetspolicyn kommer automatiskt att träda i kraft för alla befintliga användare och besökare den 1 april 2022. Din fortsatta användning av våra produkter, tjänster och funktioner från den dagen kommer att vara föremål för den nya Integritetspolicyn. Policyn har även omarbetats för att vara koncis, klar och tydlig, begriplig och vara enklare att kunna ta till sig och förstå. Den skall på ett tydligare sätt reflektera hur vi bedriver vår verksamhet och i samband med det behandlar personuppgifter, vilka rättigheter du har och hur du begär att få dessa uppfyllda, överföring av personuppgifter till tredje land.

Version: 2022-04-01
Fastställd av: Styrelsen för RK Returkartong AB